Les événements organisés par les entreprises sont des moments clés pour renforcer la cohésion interne, fidéliser les clients, ou encore promouvoir une image positive. Cependant, ces occasions festives sont également soumises à une réglementation stricte de la part de l’URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales).
Ce guide vise à fournir une compréhension approfondie de la réglementation des événements vis-à-vis de l’URSSAF.
Liste des évènements URSSAF
- Noel adulte et enfant : La célébration de Noël demeure particulièrement appréciée des employés, constituant un événement privilégié impliquant l’ensemble du personnel. Cette occasion offre l’avantage de procurer un pouvoir d’achat exempt de charges et facilite l’acquisition de jouets et de présents. En ce qui concerne la festivité dédiée aux enfants, elle est destinée aux jeunes âgés de moins de 16 ans.
- Fêtes des mères/pères : L’âge de l’enfant n’est pas pris en compte, même s’il n’est plus considéré comme une charge depuis un certain temps.
- Rentrée scolaire : La disposition s’applique aux enfants en cours de scolarité et âgés de moins de 26 ans. Les bénéficiaires doivent soumettre une attestation de leur suivi scolaire, et tout mode de scolarisation est pris en considération, quelle que soit la nature de l’institution fréquentée. Pour se conformer à la réglementation, cette allocation doit permettre l’accès à des biens tels que des livres, des fournitures scolaires, des vêtements, des équipements sportifs, etc.
- Départ en retraite : Les primes octroyées à cette occasion sont assujetties aux cotisations. En revanche, si elles sont versées sous forme de bons d’achat, elles bénéficient d’une exonération de cotisations et de contributions sociales, à condition de respecter le plafond de 183€.
- Mariage / Pacs / Adoption / Naissance : Les entreprises célèbrent également les événements marquants de la vie.
- Sainte-Catherine / Saint-Nicolas : Ces deux événements sont réservés aux hommes non mariés qui célèbrent leur 30e anniversaire et aux femmes célibataires qui fêtent leur 25e anniversaire.
3 approches visant à satisfaire les employés
1ère approche :
La législation de l’URSSAF permet de fournir des gratifications exemptes de cotisations et contributions de Sécurité Sociale aux employés, à condition que le montant total n’excède pas 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit : • 183 € par an / par employé.
Pour mettre en valeur votre initiative, nous vous suggérons de sélectionner des moments spécifiques tout au long de l’année, tels que :
• L’anniversaire de votre entreprise ou organisme.
• La fête du Travail.
• La fête du personnel.
• La fête du printemps ou de l’été.
• Les vœux… .
.. Les options sont nombreuses !
2ème approche :
Si vous envisagez de dépasser le seuil de 183€ de dotations cadeaux par an et par bénéficiaire, englobant toutes les dotations et cadeaux, il est nécessaire de lier leur attribution à un ou plusieurs événements URSSAF pour bénéficier de l’exonération. Suivez les directives d’attribution liées à ces événements :
- Accordez les dotations en relation avec les événements tels que Noël des adultes, Noël des enfants, rentrée scolaire, fête des Mères, fête des Pères, mariage, Pacs, naissance, adoption, départ à la retraite, Sainte-Catherine, Saint-Nicolas.
- Ne dépassez pas, pour chacun des événements choisis, la limite de 183 € par an et par bénéficiaire.
- Assurez-vous que le bénéficiaire est concerné par l’événement (par exemple, n’offrez pas un chèque cadeau pour la fête des Pères à un collaborateur sans enfant).
- Veillez à ce que le cadeau offert soit en adéquation avec l’événement (par exemple, n’offrez pas un chèque voyage pour la rentrée scolaire).
La Culture
L’attribution des chèques culture n’est pas soumise à une association avec un événement URSSAF ni à la contrainte du seuil de 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale, comme stipulé dans la Lettre-Circulaire ACOSS n°2004-144 du 27 octobre 2004 et la lettre circulaire ACOSS n°2006-124 du 14 décembre 2006. Les chèques culture bénéficient d’une exonération totale des cotisations et contributions sociales, indépendamment du montant octroyé. Cependant, en contrepartie, ils doivent être distribués de manière équitable à tous les bénéficiaires.
Les chèques culture doivent être exclusivement utilisés pour accéder à des biens et des prestations de nature culturelle, tels que :
• Livres, bandes dessinées. • Supports musicaux ou vidéo (CD audio, DVD…). • Places de spectacles. • Places de concerts. • Places de cirque. • Places de cinéma. • Billets d’accès aux musées. • Billets d’accès à des monuments historiques.
